Spesso mi chiedono se esista una ricetta per avere successo quando ci sediamo al tavolo della trattativa. In effetti se provaste a digitare su Google “piccoli pianisti” trovereste centinaia di bimbi di 4 o 5 anni che suonano il pianoforte come un maestro. Sono tutti geni come Mozart (che peraltro iniziò a suonare a 3 anni) oppure è un fatto di allenamento e metodo?
Se analizzate la biografia della maggior parte di questi bimbi hanno dedicato metà della loro vita ad apprendere le “regole” della musica e ad allenarsi per molte ore al giorno, tutti i giorni. Sviluppare capacità di negoziazione superiori, sia tattiche che strategiche, richiede l’interiorizzazione di una serie di regole chiare, l'applicazione rigorosa e in ultimo di un costante allenamento. Pensate cosa sareste in grado di ottenere se, come questi piccoli prodigi, dedicaste coscientemente il 50% del vostro tempo a fare pratica, pratica ed ancora pratica sfruttando ogni opportunità di negoziazione!
L’argomento delle regole per negoziare è di per sé eccezionalmente vasto, ciò nonostante piccoli cambiamenti possono fare una grande differenza. L’obiettivo che mi propongo è di presentarvi piccoli cambiamenti efficaci (regole) che potrebbero generare grandi risultati. Mi occuperò della sola strategia negoziale del singolo meeting, ovvero di ciò che accade al tavolo della trattativa.
REGOLA NUMERO UNO: PIANIFICA IL TEMPO NECESSARIO ALLA PREPARAZIONE
Molto spesso ci troviamo a prepararci quando siamo in auto prima dell’incontro o peggio ancora mentre stiamo estraendo i dati da un CRM e contemporaneamente rispondiamo ad un'e-mail al nostro capo.
“Fallire a prepararsi in una negoziazione vuol dire prepararsi a fallire”, questa celebre frase di Benjamin Franklin rappresenta una verità assoluta che possiamo vedere verificata quotidianamente. Ad esempio quando ci rechiamo in un negozio per acquistare un bene qual è la frase tipica che utilizziamo per chiedere uno sconto? “Mi farebbe uno sconto?”. Il più delle volte quello che otterrete è un arrotondamento e questo arrotondamento è quanto vi aspettavate? “NO”. Perché no? Perché non vi siete preparati in anticipo su quale sconto volete, su come chiederlo, su cosa rispondere nel caso vi dicano di no, su quali aree di flessibilità potreste avere con la commessa in caso di sconto, sul potere decisionale del vostro interlocutore, etc.
REGOLA NUMERO DUE: UTILIZZA UN APPROCCIO STRUTTURATO ALLA PREPARAZIONE
Esistono differenti approcci, figli di differenti scuole di pensiero, più o meno articolati, che si occupano della preparazione alla negoziazione. L’esperienza ci insegna che quello che importa, che dà risultati di primo livello, è l’utilizzo di un approccio strutturato. Cosa intendo per in approccio strutturato? Una serie di regole che ci consentano di categorizzare gli elementi chiave da utilizzare quando saremo al tavolo. Purtroppo la tendenza comune di tanta stampa di settore è quella di definire un enorme serie di queste regole/categorie come se, per acquisire cultura sia sufficiente ingoiarsi l’intera Enciclopedia Treccani! Ed è un fatto che se un modello risulta troppo complicato tutte le nostre energie saranno dedicate a seguire il modello e non a negoziare.
Ecco allora alcuni elementi che dovrebbero essere sempre presenti quando ci prepariamo in modo strutturato.
1. Preparati un ordine del giorno per la negoziazione.
- Quali sono gli argomenti da discutere? Può essere utile definire l'agenda prima dell'inizio della riunione in modo che entrambe le parti si possano preparare in modo efficace?
- La trattativa è semplice o potrebbe essere articolata? Prova ad avvalerti di un team. Il team deve essere preparato in modo efficace su quelli che saranno gli argomenti, altrimenti il numero ti si rivolterà contro. Dovranno essere inoltre assegnati dei ruoli a ciascun membro del team. Noi ne consigliamo tre. Una squadra ben affiatata crea un vantaggio iniziale e mantiene tale vantaggio nel corso del tempo.
- Dedica del tempo, da solo o con il tuo team, a pensare a come si potrebbe rispondere alle varie domande che la controporte potrebbe fare ed esercitati sulle risposte. Al tempo stesso dedica del tempo a elencare i possibili argomenti, i possibili obiettivi che la tua controparte potrebbe avere.
- Assicurati di avere l'autorità per prendere decisioni difficili ed a tal scopo verifica con le parti interessate, anche se non presenti al tavolo, la disponibilità a sostenerti in tali decisioni.
2. Stabilisci “l’incipit”: cosa andrai a dire appena ti siederai al tavolo?
3. Identifica un Strategia per l’incontro. Quali tattiche utilizzerai? Stabilisci una serie di scenari per ciascuno dei punti all'ordine del giorno ponendoti la domanda: "Cosa succede se…?" e stabilisci due possibili alternative.
REGOLA NUMERO TRE: UTILIZZA LE TUE PROPOSTE COME STRUMENTO PER CAMBIARE LA PROSPETTIVA DELLA CONTROPARTE
Le proposte sono il sensore del negoziatore. La cosa più straordinaria associata alla formulazione di una proposta non è il fatto che importanti ricerche nell’ambito della psicologia suggeriscano che i negoziatori che formulano la prima offerta più frequentemente ne traggono un vantaggio.
In verità se la controparte vi formula una proposta è perché ha una necessità da soddisfare, può non essere il fine ultimo dell’incontro, può essere strumentale, ma in ogni caso è un bisogno: vi dice qualche cosa della controparte che essa stessa non si rende conto di comunicare.
Il fatto stesso che la controparte riveli i suoi bisogni attraverso una proposta può aiutarci a cambiare profondamente la prospettiva con cui la osserviamo. Ed allora possiamo usare le proposte come un sensore attivo o passivo, nel primo caso quando formuliamo una proposta e ne osserviamo gli effetti, mentre nel secondo caso quando riceviamo una proposta e ne investighiamo le motivazioni.
Recentemente ci è capitato di partecipare ad un incontro in cui una delle proposte della controparte consisteva nella richiesta di referenza come fatto dovuto e perentorio. Ora, una richiesta di referenza è abbastanza naturale in ogni business, ma presentare tale richiesta come elemento essenziale per proseguire la discussione è quantomeno surreale. Alla richiesta di illustrare le motivazioni per tale pretesa e se di fronte alla soddisfazione di tale richiesta il negoziato avrebbe potuto proseguire positivamente, la reazione della controparte diveniva aggressiva con minacce di far saltare il tavolo, ma… dal tavolo la controparte non si alzava.
Quale bisogno si nascondeva dietro la proposta della controparte? Non perdere un fornitore competitivo? Recitare un copione? L'abitudine ad ottenere tutte le richieste?
In realtà nella foga del comportamento aggressivo risultò che la controparte aveva solo potere di proporre la soluzione e che il bisogno da mitigare era il rischio di proporre una soluzione che venisse respinta da chi aveva potere di decidere. Una lista di referenze con nomi e cognomi di contatto potrebbe non essere in grado di mitigare la paura associata al rischio di errore e quindi da una proposta ricevuta è stato possibile cambiare la prospettiva con cui osserviamo la controparte e pensare a sviluppare una soluzione più articolata che possa soddisfare tale bisogno.
PER CONCLUDERE
Andre Kirk Agassi è un ex tennista statunitense che ha vinto 60 titoli ATP e 8 tornei dello Slam, guadagnando durante la carriera più di 31 milioni di dollari in premi e 150 milioni di dollari in sponsorizzazioni e questo anche grazie a suo padre ed allenatore che confidò: “Se colpisci 2500 palle al giorno, cioè 17.500 alla settimana, cioè un milione di palle all’anno in allenamento, non potrai che diventare il numero uno come Andre”. E se leggete il libro scritto da Andre Agassi, capirete che è storia vera.
E la negoziazione è un po’ come il tennis: se ti alleni quotidianamente seguendo regole chiare quel che è certo è che puoi solo migliorare e, forse, ha senso proprio come Andre Agrassi avere anche un buon allenatore…