Nel 1978, il presidente americano Jimmy Carter ha mediato il
primo accordo di pace in oltre 2.000 anni tra l'Egitto ed una
nazione ebraica libera. Se le email fossero state diffuse così
ampiamente, pensi che avrebbe potuto usarle per risparmiare a tutti
i 13 giorni a Camp David?
Molti clienti mi chiedono se devono negoziare via e-mail,
aspettandosi che io dica di no. La mia risposta è sempre la stessa
- "Assolutamente. In alcuni casi." Però ci sono alcuni
considerazioni da fare prima di premere INVIO.
Sappiamo tutti che un incontro faccia a faccia offre la migliore opportunità per la conversazione e per coglierne tutte le sfumature. Il linguaggio del corpo e il tono sono importanti quando si valuta la bilancia del potere, i segnali (aree di flessibilità) e le questioni di formulazione. "Esserci" vi dà la massima opportunità di esplorare le risposte della parte avversa, con domande di follow-up, di osservare la loro risposta alle vostre proposte e di valutare la "vibrazione" o la "temperatura" della riunione.
In accordi importanti, mi piace valutare il costo potenziale di ogni singolo segnale perso ("Abbiamo bisogno di uno sconto dell'8% circa") rispetto alla spesa e al tempo per il viaggio. In un contratto commerciale consistente, la possibilità di salvare l'1%, aggiungere una nuova variabile, o riformulare un accordo sulla base di un segnale, potrebbe rendere il costo dei voli piuttosto insignificante.
Ma nei mercati frenetici di oggi sarebbe impraticabile raccomandare di tenere di persona ogni negoziazione. Il telefono (e sempre più la videoconferenza) è perfettamente adatto per molte riunioni. Se si sta negoziando in team, uno dei vantaggi di telefono (oltre a evitare voli cancellati ed il pessimo cibo servito della compagnia aerea) è la possibilità di scambiare messaggi istantanei con i vostri colleghi, mentre si svolge l'incontro. Questo può essere estremamente utile per condividere i segnali di flessibilità o consigli sulla strategia - cerca solo di essere un consulente piuttosto che un critico.
Il principale aspetto negativo del telefono e della videoconferenza è una perdita del rapporto. La fiducia e l'empatia personale può essere fondamentale per le trattative difficili e sarebbe saggio considerare il valore dell'apertura del meeting con una stretta di mano e uno scambio di personale, piuttosto che con la vostra ultima suoneria divertente.
La maggior parte delle persone sono più prudenti e quindi restie a condividere le informazioni quando si comunica a distanza piuttosto che seduti davanti ad un caffè. Nella mia esperienza, quanto più povero è il rapporto che hai con la controparte, più questo diventa un problema; propendi per un incontro di persona al momento di instaurare (o recuperare) relazioni importanti.
La posta elettronica è un passo indietro, con una drammatica perdita di sfumature. Non ho intenzione di dirvi di non utilizzarla - è veloce, affidabile e il metodo che ora si adotta per il 90% della nostra comunicazione d'impresa. Può anche essere un perfetto metodo per inviare una proposta scritta. Ma non dovrebbe mai essere utilizzato per costruire un rapporto iniziale, per esplorare le esigenze e le priorità, o per cercare la risposta dalla controparte alla vostra proposta - dove una conversazione dal vivo con le domande di follow-up è fondamentale. Basta fare in modo di dare loro un motivo per prendere la chiamata - questo sarebbe un argomento per un altro post.
Ricorda - al momento di scegliere il metodo di comunicazione che è tutta una questione compromessi. In caso di dubbio, chiedetevi che cosa avrebbe fatto Jimmy Carter.
Simon Letchford, Stefano Beretta